Un gestor de documentos puede transformarse en tu principal aliado en la búsqueda de optimizar tu gestión documental. Por lo mismo, es importante que conozcas las claves más relevantes para elegir una solución que ofrezca grandes garantías en su rendimiento, facilitando procesos más ágiles y eficientes.
¿Qué cualidades debe tener tu gestor documental?
Según un estudio de PwC, el 89% de los CEO en Chile declara que su empresa planea invertir en la automatización de procesos y sistemas. Un gestor documental puede ayudar notablemente en esta tarea, pues te ayuda a administrar de forma más eficiente tus archivos y documentos.
Si te interesa esta solución, a continuación puedes conocer las principales características que sí o sí debe tener tu gestor documental:
1. Automatización de Procesos
Tu gestor documental tiene que facilitar la automatización de procesos, creando flujos de trabajo que no requieran la acción humana, ya que estos se desarrollan de manera más rápida y sin errores.
Asimismo, para optimizar aún más el procesamiento de archivos y contratos, esta tecnología debe ser capaz de enviar notificaciones o recordatorios automáticos a colaboradores involucrados en firmas y gestión de documentos, con el fin de que los procesos fluyan adecuadamente.
2. Integración con Plataformas
Para aumentar su funcionalidad, otra valiosa característica que debe ofrecer un buen gestor documental consiste en su capacidad de integración con otro tipo de plataformas, como servicios de correos y mensajería, soluciones de almacenamiento en la nube y aplicaciones de productividad. Así, puedes optimizar la gestión de documentos e incrementar tu eficiencia operativa.
3. Control de versiones
Un gestor documental debe ser capaz de controlar y gestionar el historial de versiones de tus diferentes documentos a lo largo del tiempo. Esto te permite evaluar la evolución que han presentado contratos y certificados en su contenido, así como restaurar versiones anteriores que registran información relevante que deseas recuperar.
4. Capacidad de almacenamiento
Finalmente, un gestor documental debe ofrecer una alta capacidad de almacenamiento, que permita administrar sin problemas tus documentos. De esta manera, tienes que contratar los servicios de un proveedor que presente un funcionamiento escalable, para que pueda adaptarse eficazmente a tu crecimiento y a cambios en la demanda.
Principales beneficios de la gestión documental
Un gestor de documentos que cumpla con todas las características anteriores ayudará significativamente a aumentar la productividad de tu negocio, pues te permitirá:
- Reducir los tiempos de búsqueda: la gestión documental facilita una gran agilidad en la búsqueda de archivos al almacenar de manera ordenada y estructurada los documentos de una organización.
- Mejorar la seguridad: la gestión documental evita posibles pérdidas o el deterioro de contratos y certificados, resguardando eficazmente la información. Al mismo tiempo, esta práctica permite el efectivo cumplimiento de normativas y cláusulas.
- Incrementar la productividad: la gestión de documentos facilita flujos de trabajo más rápidos y una eficaz colaboración entre el personal, impulsando la eficiencia operativa del negocio.
Optimiza tu gestión documental con la ayuda de expertos en transformación digital
Ya conoces los principales atributos que debe ofrecer un gestor documental. A través del óptimo procesamiento de documentos que facilita esta tecnología, puedes promover operaciones más ágiles y potenciar el trabajo colaborativo en tu empresa.
En esta línea, con el objetivo de lograr una excelente gestión documental, puedes apoyarte en ESIGN, empresa experta en transformación digital, que ofrece distintas soluciones de firma electrónica y gestión de documentos.
