La gestión documental es un conjunto de procesos orientados a organizar, administrar y mantener segura y disponible la documentación empresarial durante todo su ciclo de vida.
Sin duda, un arduo y complejo trabajo que ha posicionado al gestor de documentos digitales como una de las soluciones más importantes para las organizaciones del sector financiero, ya que brinda mayor seguridad, facilidad de manejo de la información, entre otros beneficios que conocerás más abajo.
¿Cómo ayuda el gestor documental a las empresas de la industria financiera?
Esta solución está especialmente diseñada para el almacenamiento centralizado, organización, administración y recuperación de documentos electrónicos, desde su creación o recepción hasta su disposición final.
Gracias a sus características y funciones tiene el potencial de revolucionar los procesos en el sector financiero, optimizando la gestión documental y potenciando la eficiencia operativa. ¿Cómo lo hace? A continuación, te los explicamos:
1. Almacenamiento centralizado y seguridad documental
Una compañía financiera maneja un gran volumen de documentos interrelacionados y portadores de información sensible: contratos, comunicaciones internas, estados de cuenta, historiales crediticios, información de tarjetas de crédito o débito, datos de clientes, registros regulatorios, etc.
Con el gestor, almacenas todos esos documentos en un repositorio centralizado, independientemente de la sucursal o punto en que se hayan generado o recibido. Allí los puedes administrar y mantener fácilmente.
Atrás quedan los archivadores físicos y los documentos guardados en múltiples equipos, favoreciendo la seguridad documental y protección frente a ataques cibernéticos.
2. Facilitación de la búsqueda y recuperación rápida de información clave
Cuando tienes los documentos archivados en un solo lugar ya es más fácil encontrar y recuperar la información. Pero el gestor documental va mucho más allá. Te proporciona herramientas de indexación y búsqueda que facilitan la clasificación, etiquetado y consulta rápida mediante palabras clave, metadatos o contenido. Algo muy importante para la productividad y eficiencia de las operaciones.
Considera que, de acuerdo con un informe de Coveo, el empleado promedio pasa 3.6 horas diarias buscando información para el desarrollo de sus tareas. ¿Imaginas cuánto tiempo podrían destinar en tareas de mayor impacto para la empresa con un gestor de documentos digitales?
3. Automatización de flujos de trabajo para agilizar procesos internos
Aquí empiezas a ver con mayor claridad la contribución del sistema a la eficiencia operativa de tu empresa. Además de permitirte procesar en línea toda clase de documentos, puedes crear flujos de trabajo automáticos, como el envío de documentos a las personas indicadas para su revisión, procesamiento o aprobación y firma electrónica o incluso el pago automático.
Sin duda, una funcionalidad que aporta agilidad a otros procesos clave dentro de la industria financiera, como la aprobación de créditos, la ejecución de embargos y la firma de contratos.
4. Colaboración mejorada entre equipos y sucursales
Te permite configurar usuarios y concederles credenciales de acceso sin comprometer la seguridad documental ni información delicada.
De esa manera, tus colaboradores pueden compartir en línea documentos y colaborar de forma simultánea y privada en su desarrollo, así como revisarlos cada vez que los necesiten para cumplir con sus tareas cotidianas.
ESIGN: para la gestión documental en la industria financiera
En resumen, las características y funciones de un gestor de documentos aportan a la eficiencia operativa de tu empresa al permitir la colaboración, acelerar los flujos documentales y la recuperación de información clave.
Con estos beneficios en mente, solo queda implementar un gestor de documentos digitales. Y sin duda, una de las mejores opciones es ESIGN, un paquete de soluciones completo en el ámbito de la gestión documental electrónica.
En su plataforma puedes generar, aprobar, almacenar, firmar y enviar documentos digitales con plena validez legal, desde cualquier dispositivo conectado a Internet y con altos estándares de eficiencia y ciberseguridad.
