La transformación digital ha llevado a las empresas a replantear cómo crean, almacenan, comparten y firman su información. En este contexto, la gestión de documentos electrónicos se ha vuelto una herramienta estratégica para garantizar eficiencia, trazabilidad y cumplimiento normativo, especialmente en entornos altamente regulados como Chile y Colombia.
¿Qué es la gestión de documentos electrónicos?
La gestión de documentos electrónicos (GDE) es un conjunto de procesos y tecnologías que permiten crear, almacenar, organizar, proteger y firmar documentos digitales a lo largo de todo su ciclo de vida. A diferencia del almacenamiento tradicional en papel o carpetas digitales sueltas, un sistema de GDE proporciona control, trazabilidad, seguridad y eficiencia operativa.
Su principal objetivo es digitalizar y automatizar la documentación clave de una organización —como contratos, formularios, informes y solicitudes internas— asegurando su validez legal, acceso controlado y disponibilidad en todo momento.
¿Cómo funciona un sistema de gestión documental electrónica?
Un sistema de GDE integra diversas funcionalidades, entre las que se encuentran:
- Custodia electrónica de documentos, con organización estructurada y acceso autorizado.
- Control de versiones, que permite rastrear cambios y evitar errores por archivos desactualizados.
- Firmas electrónicas, con respaldo legal, especialmente bajo marcos normativos como la Ley N°19.799 en Chile.
- Flujos de aprobación personalizados, para validar procesos de forma ágil y segura.
- Plantillas reutilizables, que aceleran la generación de documentos estándares.
- Auditoría documental, que deja evidencia detallada del ciclo de vida de cada archivo.
Los sistemas modernos permiten integrar estas funciones en plataformas web o mediante APIs, lo que facilita su uso desde distintos dispositivos y sistemas corporativos.
Beneficios de la gestión de documentos electrónicos
Implementar un sistema de gestión documental electrónica aporta beneficios concretos y medibles:
- Reducción de costos: menor uso de papel, impresión, bodegaje y tiempos de traslado.
- Ahorro de tiempo: automatización de flujos y accesos remotos aceleran procesos internos.
- Cumplimiento legal: trazabilidad y respaldo para auditorías, firmas válidas y normativa local.
- Mayor seguridad: acceso controlado, cifrado de datos y respaldo ante pérdida o robo.
- Escalabilidad: adaptabilidad a empresas de distintos tamaños y niveles de digitalización.
- Colaboración eficiente: múltiples usuarios pueden acceder, editar y firmar en tiempo real.
¿Qué diferencia hay entre un gestor documental tradicional y uno electrónico?
Mientras los gestores tradicionales se limitan al almacenamiento digital en carpetas, la gestión electrónica de documentos introduce inteligencia al proceso:
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Característica |
Gestión tradicional |
Gestión electrónica |
|
Acceso desde cualquier lugar |
Parcial |
Sí |
|
Firmas con validez legal |
No |
Sí |
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Auditoría y trazabilidad |
No |
Sí |
|
Automatización de procesos |
No |
Sí |
|
Integración con otros sistemas |
Limitada |
Sí (vía API) |
¿Qué ofrece ESignDOX en este ámbito?
ESignDOX es una plataforma de gestión de documentos electrónicos disponible en Chile y Colombia, que permite a las empresas:
- Firmar documentos digitales de forma ilimitada y legalmente válida.
- Custodiar desde decenas hasta miles de documentos según el plan contratado.
- Contar con certificados de firma electrónica simple o avanzada.
- Integrar su sistema a través de plataforma web o API.
- Gestionar flujos de aprobación, versiones, auditoría y plantillas en un solo lugar.
- Cumplir con normativas LATAM como la regulación multi PKI.
Todo esto con enfoque en flexibilidad, integración simple y soporte local especializado.
Preguntas frecuentes
¿Qué tipo de documentos se pueden gestionar electrónicamente?
Contratos, actas, informes, formularios, anexos laborales, solicitudes internas, autorizaciones y más. Siempre que se pueda representar digitalmente, puede gestionarse electrónicamente.
¿Las firmas electrónicas tienen la misma validez legal que una firma manuscrita?
Sí, siempre que cumplan con la normativa vigente. En Chile y Colombia, las firmas electrónicas avanzadas (FEA) poseen total validez jurídica, respaldadas por entidades certificadoras acreditadas.
¿Qué seguridad ofrece un sistema como ESignDOX?
Cifrado de datos, trazabilidad de acciones, autenticación de usuarios, validación de identidad y servidores con alta disponibilidad. Todo diseñado para proteger la confidencialidad de los procesos documentales.
¿Es posible integrar un gestor documental con otros sistemas?
Sí. ESignDOX, por ejemplo, permite integración vía API con ERP, CRM y otros sistemas empresariales, facilitando la automatización y conexión entre plataformas.
¿Qué pasa si se necesita evidencia de un documento firmado meses atrás?
La trazabilidad documental y auditoría permiten consultar el historial completo: quién firmó, cuándo lo hizo, desde qué IP, con qué certificado y en qué etapa del flujo estaba el archivo.
