La Firma Electrónica es un documento de identidad virtual que permite realizar diversos trámites en línea. Aunque existe desde hace años, muchas instituciones educativas tuvieron que adoptarla durante la pandemia para optimizar su gestión administrativa en medio de las restricciones de movilidad.
Hoy en día, la Firma Digital ayuda a las entidades educativas a ejecutar procesos de forma remota, rápida y legal.
Beneficios de la Firma Electrónica en el sector educativo
Entre las principales ventajas de la firma online en el sector de la educación, destacan las siguientes:
Mejora los procesos dentro de las instituciones
Una de las ventajas de la Firma Electrónica es que permite efectuar varios trámites esenciales para los administrativos y los estudiantes a distancia, de forma legalmente vinculante.
Esto significa que cualquier persona con una firma propia puede utilizar este recurso en lugar de requerir una presencia física a la hora de firmar un documento o procesar una solicitud que requiera comprobar su identidad.
Algunos de los trámites que pueden hacerse mediante la Firma Digital son:
- Matrícula en línea.
- Fichas de postulación, antecedentes de alumnos y situación socioeconómica.
- Licencia certificada de Educación Media.
- Concentración de notas certificada.
- Informes de evaluación de los estudiantes.
- Fotocopias certificadas de documentos de identidad.
Evita las confusiones
El papel es un soporte mucho más difícil de organizar y controlar que los documentos digitales. Cuando hay que enviar un documento a varias personas, hay que imprimirlo y entregarlo físicamente, lo que supone tiempo e inversión de recursos en papelería, tinta y otros insumos de oficina.
En cambio, una solución de gestión documental con Firma Digital incorporada permite firmar todo tipo de documentos y almacenarlos en una plataforma central. Desde aquí, es fácil compartir la información directamente con otros colegas o estudiantes.
Esto puede evitar varios de los problemas de la documentación física, como:
- Confusión sobre qué departamento/persona tiene la versión más actualizada de un documento.
- Dificultad para hacer llegar a tiempo los documentos a tiempo.
- Problemas para hacer un seguimiento de qué copias se han enviado a qué persona, y cuándo se hicieron determinados cambios.
Reduce el tiempo de tramitación
Las firmas electrónicas ayudan a reducir el tiempo necesario para completar un trámite, gracias a que eliminan la necesidad de llevar documentos en papel de un lado a otro.
El acto de firmar un documento se conserva, y mantiene su plena validez legal, pero dejando fuera la burocracia de la documentación física. Además, las firmas electrónicas permiten que los documentos sean enviados y recibidos fácilmente por cualquier persona con acceso a Internet, en lugar de tener que llevarlos a una oficina gubernamental y firmarlos en persona.
Elimina las barreras geográficas
La firma digital reduce las limitaciones geográficas al hacer trámites, ya que es posible firmar documentos desde cualquier lugar, a cualquier hora y en cualquier dispositivo.
Este beneficio permite agilizar trámites como la matrícula en línea para aquellos estudiantes que viven en zonas alejadas o en regiones y que, de otro modo, tendrían dificultades para desplazarse hasta los centros educativos a formalizar su inscripción.
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CloudSigner es una plataforma que permite generar, aprobar, almacenar, firmar y enviar documentos electrónicos legalmente vinculantes. Puede utilizarse desde un navegador o dispositivo móvil, ofreciendo máxima flexibilidad para realizar trámites en cualquier momento y hora del día.
De este modo, CloudSigner agiliza todo el proceso de aprobación y firma, mejorando la eficiencia y haciendo que toda la documentación sea fácilmente accesible mediante un módulo integrado de gestión documental. Te invitamos a conocer más de las funciones de este servicio y mejorar la velocidad de los flujos de trabajo en tu institución.
