En la era de la digitalización, existen múltiples herramientas que transforman la manera en que empresas y trabajadores interactúan con los datos. Un ejemplo es el firmador masivo, que permite la firma de un gran número de documentos de forma automática y eficiente.
Es una de las soluciones tecnológicas vitales en entornos empresariales donde se manejan grandes volúmenes de archivos que requieren ser firmados de manera rápida. En ese escenario, Esigner es una herramienta que permite firmar masivamente y de una sola vez todo tipo de documentos electrónicos.
Firmas digitales masivas en la transformación digital
Adoptar la firma electrónica es un paso clave en la transformación digital de las empresas, ya que permite validar y firmar de forma rápida y segura documentos digitales, lo que agiliza los procesos y reduce los costos asociados a la gestión de folios físicos.
En esta misma línea, la firma masiva suele ser empleada por entidades que generan un gran volumen de documentos al día que requieran de un carácter legal. Algunos de ellos son:
- Certificados de bonos electrónicos.
- Certificados de renta.
- Certificados de cursos de formación.
- Cartolas de préstamos.
- Permisos de Circulación.
4 beneficios de la firma masiva en la digitalización
La implementación de esta tecnología trae consigo una serie de ventajas que no solo agilizan los procesos, sino que también disminuyen los costos asociados al uso del papel y aumentan la seguridad de la información.
1. Automatiza el firmado de documentos electrónicos
Puedes firmar un gran número de documentos de manera simultánea y en cuestión de segundos, especialmente útil si manejas grandes volúmenes, ya que permite ahorrar tiempo y recursos.
Firmar de manera electrónica también significa que no es necesario imprimir ni firmar a mano. Esto reduce el uso de papel y disminuye la huella de carbono, lo que es beneficioso para el medio ambiente.
2. Agiliza los procesos de firma al interior de la institución
Los documentos digitales pueden ser firmados de manera electrónica y de forma inmediata por cualquier persona autorizada que se encuentre dentro de tu institución, lo que reduce los tiempos de espera y acelera procedimientos del negocio, facilitando la toma de decisiones rápidas y eficientes.
Según estudios, el 65% de las empresas que recolectan firmas en papel tardan un día adicional en realizar esta tarea, pero gracias a esta herramienta, ya no es necesario que los firmantes acudan a un notario o necesiten trasladar la documentación a otras áreas de la empresa.
Esigner facilita y agiliza los procesos internos, tales como aprobaciones de presupuesto, contratación de proveedores, cierre de contratos, entre otros.
3. Resguardar documentos y certificados
Los documentos son firmados electrónicamente y quedan registrados en una base de datos segura y confiable. Esto significa que no pueden ser modificados ni alterados una vez que hayan sido firmados, lo que garantiza su integridad y autenticidad.
También, te permite controlar el acceso a los archivos, donde solo las personas autorizadas pueden visualizarlos, reduciendo el riesgo de pérdida o robo de información, lo que es especialmente importante en organizaciones que manejan datos confidenciales.
4. Disminuye costos asociados al uso del papel
Por último, con la firma digital masiva no es necesario imprimir los documentos ni almacenarlos en papel, lo que disminuye los costos asociados a la impresión, almacenamiento y transporte de documentos, específicamente evita la compra de papel, archivadores y la contratación de personal para la gestión de documentos físicos.
Lo anterior significa un ahorro en costos operativos, beneficiando la rentabilidad y sostenibilidad de la organización.
Esigner: masifica la firma electrónica para empresas
La firma masiva se puede adaptar fácilmente al entorno digital de tu empresa, ya que Esigner cuenta con soluciones tecnológicas de APIs, que facilitan la integración del servicio de firmas en la documentación digital de tu empresa. Con ella podrás obtener la certificación legal y masiva de todo tipo de documentos electrónicos.
Emplea esta solución en tu organización y obtén los beneficios que trae la firma electrónica para empresas, desde la automatización y agilización de proceso hasta el incremento de la seguridad.
