Un gestor de documentos es una herramienta tecnológica clave para impulsar la transformación digital de tu negocio. Al optimizar las labores de gestión documental en tu empresa, te permite aumentar tu eficiencia, ahorrar tiempo y mejorar la toma de decisiones, con el fin de posicionarte como una alternativa más competitiva en el mercado.
¿Cómo avanzar hacia la transformación digital?
La transformación digital se ha convertido en el principal motor para impulsar el crecimiento de las empresas y mantener su competitividad. De hecho, según datos entregados por el Ministerio de Economía, el 70% de las pymes en Chile ha digitalizado alguno de sus procesos. Incorporar innovaciones tecnológicas puede permitir que una organización mejore su eficiencia y optimice sus procesos.
En esta línea, el uso de un gestor documental puede marcar una gran diferencia en la gestión de tus contratos, facturas y certificados, ya que facilita la eficiente organización, acceso y seguridad de tus documentos en formato digital. Así, promueve flujos de trabajo más rápidos, colaboración remota y búsqueda ágil de información.
¿Qué innovaciones tecnológicas involucra un gestor documental?
La gestión digital de documentos puede ser un paso importante para avanzar hacia la digitalización de tus operaciones. Además de ayudarte a agilizar diferentes trámites y automatizar procesos, te permite reducir gastos en recursos como papel.
Es importante considerar que un buen gestor documental integra una serie de innovaciones tecnológicas que pueden ser valiosas para tu empresa:
Almacenamiento en la nube
Un gestor documental permite el almacenamiento en la nube de tus documentos digitales, a través de los servicios de un proveedor online. El entorno Cloud permite el libre acceso desde cualquier ubicación con conexión a Internet, la colaboración en tiempo real, la alta escalabilidad y la baja inversión en hardware.
Inteligencia Artificial (IA)
Un gestor documental también puede apoyarse en el uso de Inteligencia Artificial para la óptima gestión de documentos. Entre otras cosas, la IA permite:
-Identificar texto en archivos digitales, agilizando la búsqueda de información.
- Indexar y clasificar automáticamente documentos, ordenándolos según su contenido.
- Extraer datos como nombres, fechas y números.
Acceso móvil
Para simplificar y flexibilizar el funcionamiento de tu negocio, una herramienta de gestión documental permite que usuarios de distintas ubicaciones accedan sin problemas a documentación desde sus dispositivos móviles. Así, mediante sus smartphones, tus colaboradores pueden visualizar, editar, cargar y buscar documentos, elevando tu productividad.
Análisis de datos
Finalmente, el gestor documental también facilita el análisis de datos relacionados con la información contenida en los documentos de tu organización. Este análisis te ayuda a detectar patrones, descubrir puntos de mejora y optimizar la toma de decisiones.
Impulsa el rendimiento de tu empresa mediante destacadas soluciones digitales
A través de la integración de todas estas soluciones tecnológicas, un gestor documental impulsa la transformación digital de tu negocio. En la actualidad, resulta indispensable el uso de este tipo de herramientas para mejorar tus niveles de eficiencia y productividad.
Si te interesa avanzar en la incorporación de diferentes soluciones digitales para optimizar la tramitación de documentos en línea, ESIGN puede ser tu aliado ideal. ESIGN es una empresa experta en transformación digital, que ofrece una variedad de soluciones en ciberseguridad y documentación electrónica.
