La Firma Electrónica es una herramienta muy útil para agilizar trámites en el día a día de la empresa o personales, pero ¿cómo saber qué tipo de firma es adecuada para ti o tu negocio?
Conoce las diferencias entre la Firma Simple y Avanzada para que puedas tomar una decisión informada.
Firma Electrónica Simple (FES)
Según el artículo 2 de la Ley 19.799, que regula el uso de la Firma Electrónica, una firma simple es un medio por el que una persona puede suscribir un documento digital.
La Firma Electrónica Simple también se conoce como Certificado Digital y tiene la misma validez legal que una firma física.
Es decir, la Firma Electrónica Simple tiene los mismos atributos legales que una firma realizada por el puño y letra de una persona y, aunque tiene menos validez que una Firma Electrónica Avanzada -lo que implica que tiene algunas limitaciones-, es un gran avance en materia de digitalización de documentos.
Trámites que admiten Firma Simple
Técnicamente, la ley establece que la Firma Online Simple puede utilizarse en cualquier trámite que no requiera el uso de Firma Avanzada. Esto incluye:
- Contratos de arriendo.
- Acuerdos comerciales con clientes y proveedores.
- Con esta firma, puedes facturar electrónicamente, firmar documentos y acceder al Servicio de Impuestos Internos (SII) o al facturador que quieras, de manera segura.
- Documentos laborales.
Firma Electrónica Avanzada (FEA)
En principio, la Firma Electrónica Avanzada funciona de manera similar a la Firma Simple, con la diferencia de que está certificada por una entidad acreditadora. Esto permite garantizar la identidad del firmante, añadiendo una capa de seguridad extra que es muy importante en cierto tipo de industrias, como el sector financiero.
La Ley 19.99 establece que la firma online avanzada debe ser “exclusiva” de su autor. Por ello, para obtenerla es necesario un proceso de validación, con el objetivo de evitar que el firmante niegue más adelante la autoría de un documento. Esta validación involucra verificar datos como:
- Código de serie RUN.
- Clave única.
- Preguntas clave de seguridad.
Trámites que admiten Firma Avanzada
La principal ventaja de este tipo de firmado web es que podrás suscribir documentos de mayor complejidad, que la ley considera con cierto grado de “solemnidad” (por ejemplo, instrumentos públicos).
También puedes usar la Firma Avanzada para constituir empresas online.
¿Qué negocios deben usar Firma Avanzada y Firma Simple?
Ciertamente, cualquier negocio se puede beneficiar de la Firma Simple, ya que es válida para la mayoría de los trámites diarios en una empresa.
La necesidad de la Firma Avanzada surge cuando necesitas garantizar un mayor nivel de seguridad en las operaciones de tu negocio o bien cuando, por ley, es obligatorio que el firmado web se realice con este método.
Un ejemplo son los mandatos judiciales electrónicos, trámites del Registro Civil, escrituras y documentos similares. En este orden de ideas, las empresas que trabajan con documentación jurídica se beneficiarán más de la Firma Avanzada que de la Firma Simple.
Así mismo, la Firma Avanzada aporta un mayor grado de seguridad, porque puedes implementar una capa de protección extra al acompañar el firmado con clave única o un código de verificación por SMS. Dicho esto, es una mejor alternativa para las organizaciones del sector financiero o donde se manejan datos confidenciales.
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