Con las firmas digitales y certificados, puedes ahorrar tiempo, dinero y recursos al deshacerte de la necesidad de documentos físicos. Esto significa que puedes compartir información más rápido y alcanzar un nuevo nivel de competitividad en tu negocio.
Conoce más sobre las ventajas de la digitalización de documentos y cómo empezar a disfrutar de ellas.
5 beneficios de la digitalización de documentos y Firma Electrónica
Contar con una identidad digital para firmar documentos en línea ofrece muchas ventajas a empresas de todos los tamaños. Estos son algunos de los beneficios que debes conocer:
1. Ahorro de tiempo
La primera y más obvia ventaja de los documentos electrónicos es el ahorro de tiempo. Ya no es necesario imprimir, escanear y enviar papeles por mensajería, un proceso muy tedioso que requiere tiempo y cubrir ciertos costos.
En cambio, con soluciones como Esigner es posible automatizar el firmado de documentos para conseguir un flujo de trabajo más ágil. Esto puede hacer una gran diferencia en aquellas empresas que manejan un alto volumen de documentación a diario.
2. Disminución de costos
Los sistemas de gestión electrónica de documentos permiten a la empresa ahorrar dinero en espacio de oficina, ya que no necesitan archivadores.
Todos los documentos están almacenados en línea en una plataforma central. De igual forma, se ahorra dinero en insumos como papel y tinta.
3. Seguridad
Las firmas digitales y certificados son seguros, porque se encriptan mediante métodos avanzados de codificación. Esto garantiza que tu identidad está protegida y que solo tú puedas utilizar la firma de la que eres titular, evitando así la suplantación o falsificación.
Adicionalmente, con soluciones como Checksign puedes validar la integridad un documento firmado electrónicamente para saber cuándo se firmó y obtener información útil de la identidad digital del firmante (como RUT, empresa emisora y tipo de certificado).
4. Cuidado del medioambiente
Con la firma de documentos electrónicos, no es necesario imprimirlos. Cuanto menos papel se usa, menos árboles se deben talar para fabricarlo. De igual manera, la disminución en el consumo energético de las impresoras ayuda a reducir las emisiones de gases contaminantes, mejorando la sostenibilidad de tu negocio.
5. Accesibilidad
Con soluciones como Cloudsigner, por ejemplo, la firma de documentos en línea se complementa con la subida de todos estos archivos a un sistema de almacenamiento en línea. Así, todas las personas autorizadas pueden acceder en cualquier momento a la información y desde cualquier dispositivo.
Esto significa que los empleados pueden revisar los documentos cuando no están en el trabajo, lo que ahorra tiempo y dinero en costes de desplazamiento. También significa que todos pueden trabajar más rápido, porque no tienen que esperar a volver a la oficina.
Conoce ESIGN: la solución de Firmado Masivo de Documentos y Certificados
Si estás buscando una forma práctica de modernizar tu flujo de trabajo y disfrutar los beneficios de la firma digital, ESIGN es tu aliado ideal en este proceso.
Cada una de nuestras soluciones está diseñada con los más altos estándares de calidad, otorgando plena validez legal a todos tus documentos a través de la Firma Electrónica Avanzada (ley 19.799).
Esto permite emplear nuestras soluciones en distintos casos de uso, como:
- La firma de documentos en intranet.
- Oficios, resoluciones, decretos y actos administrativos en general.
- Revisión y visación jurídica de expedientes.
- Certificados de nota y títulos académicos.
- Diversos tipos de contratos.
Te invitamos a conocer más de los servicios de ESIGN para el firmado de documentos, validación de identidad y gestión de documentos, de manera que tu negocio pueda adaptarse al competitivo mundo empresarial de hoy.
