La transformación digital consiste en repensar la empresa para optimizar procesos mediante la implementación de tecnologías emergentes, entre las cuales destaca la firma electrónica. Al impulsarla, el negocio se vuelve más competitivo, rentable y capaz de satisfacer las expectativas de los clientes.

En Chile, el Estado viene impulsando la digitalización desde 1999 con diferentes políticas y legislaciones, aunque fue la pandemia la que obligó a muchas empresas a dar pasos importantes en la materia. Y actualmente está en plena vigencia la Ley 21.180 de Transformación Digital del Estado, que busca que a 2027 todos los procedimientos administrativos de los órganos estatales se realicen de forma online. En todos los casos serán claves las firmas electrónicas.

¿Cuál es el rol de la firma electrónica en la transformación digital?

En Chile, esta herramienta tiene la misma validez legal y valor probatorio que la firma manuscrita, específicamente desde 2002 gracias a la promulgación de la Ley 19.799 que establece dos tipos de rúbrica electrónica para celebrar actos y contratos:

Firma Electrónica Simple:

Proceso electrónico que permite identificar formalmente al firmante de un documento digital.

Firma Electrónica Avanzada:

Rúbrica emitida y certificada por un prestador acreditado, que garantiza la titularidad del firmante e impide modificaciones en el documento luego de ser firmado.

Cualquiera de las dos en un habilitante de la digitalización de las empresas privadas como de los entes del Estado, porque facilita la celebración de contratos y realización de trámites a través de Internet, con plena validez jurídica. Aunque debes tener presente que la Firma Electrónica Simple tiene más limitaciones que la Avanzada, que por cierto es exigida para suscribir documentos electrónicos con calidad de instrumento público.

De hecho, es gracias a la firma online que la Ley 21.180 puede ordenar la digitalización de trámites en ministerios, intendencias, gobernaciones, Contraloría, Fuerzas Armadas, municipalidades y servicios públicos creados para el cumplimiento de la función administrativa. Sin esta herramienta continuaría siendo necesario visitar las instalaciones físicas para legalizar toda actuación con una rúbrica manuscrita.

Esta posibilidad deriva en un sinnúmero de oportunidades de transformación digital en empresas de cualquier tamaño y sector. Por ejemplo, es esta tecnología la que te permite contratar una tarjeta de crédito o suscribir una promesa de compraventa sin salir de casa.

Y lo mejor de todo es que digitalización de trámites administrativos mediante firma electrónica supone una serie de ventajas significativas:

- Ahorro de costos de entre 55% y 79%, según cifras recopiladas por Finances Online, principalmente porque no gastas en suministros de impresión ni infraestructura de archivo física.

- Mayor agilidad en los flujos de firmas, pues todo se gestiona online a través de unos cuantos clics. Esto es clave para las finanzas del negocio cuando lo trasladas a contratos con clientes y proveedores.

- Mejora de la comunicación entre las diferentes áreas empresariales.

- Mejora la experiencia del cliente, con trámites más rápidos, sin desplazamientos, filas ni tiempos de espera.

Desde la pandemia ha crecido significativamente el uso de esta herramienta. Lo cual quiere decir que son varias las empresas que ya están avanzando en la digitalización de procesos y trámites. No puedes quedarte atrás, menos ahora que es una tecnología asequible a cualquier tipo de negocio. Firma.cl, por ejemplo, tiene soluciones a la medida de diferentes necesidades.

Anímate a dar el gran paso hacia la transformación digital, y conoce los servicios de ESign.