Cada año que pasa, aumenta la cantidad de archivos y documentos con los que trabaja una empresa, haciendo que su gestión física sea compleja e ineficiente. Afortunadamente, la tecnología ha permitido digitalizar la gestión documental a través de plataformas centralizadas.
Hoy en día, los gestores de documentos te permiten un adecuado almacenamiento y procesamiento de archivos, certificados y contratos, con el fin de agilizar flujos de trabajo, potenciar el trabajo colaborativo y mejorar la calidad de tus servicios.
¿Qué es un gestor documental?
Un gestor documental es una plataforma digital que facilita la creación, almacenamiento, búsqueda y clasificación de documentos electrónicos en una organización. Gracias al avance de la tecnología, esta solución permite reemplazar el trabajo que históricamente han realizado archivadores y en el último tiempo computadores y servidores locales.
La gestión documental representa una práctica esencial en cualquier empresa, pues te permite:
- Aumentar la eficiencia y rapidez de tus procesos.
- Almacenar de forma organizada la documentación.
- Recuperar información relevante.
- Mejorar la toma de decisiones.
Principales características de un gestor documental
Según un estudio de la consultora EY, el 72% de los ejecutivos en Chile considera que la productividad impulsada por la tecnología será una de las principales tendencias en los próximos años. La implementación de un gestor documental puede ser la clave que te permita aumentar la eficiencia en tus operaciones y potenciar la competitividad de tu negocio.
A continuación, puedes conocer las principales características de esta herramienta digital:
Centralización digital
Un gestor documental permite centralizar y digitalizar todos los documentos de tu empresa en una única plataforma. Esta característica elimina la necesidad de guardar archivos, certificados y contratos en distintas fuentes de almacenamiento como carpetas físicas, estantes y sistemas en línea no integrados.
Flujos de trabajo optimizados
El orden con el que un gestor documental almacena los distintos archivos, facturas y contratos facilita un rápido acceso a esta información, reduciendo los tiempos de búsqueda. Además, la automatización de procesos que ofrece esta solución permite acelerar la firma, edición, revisión y envío de documentos.
Acceso eficiente
Los gestores documentales, además de facilitar que la información sea encontrada de forma rápida y ágil, permiten que distintos miembros de tu empresa accedan a los documentos de manera remota, desde dispositivos con conexión a internet. Así, te ayuda a generar nuevas metodologías de trabajo colaborativo, flexibilizando tus operaciones.
Seguridad de documentos y datos
Finalmente, un gestor documental permite un eficaz resguardo de la integridad y confidencialidad de tu información. Esta solución garantiza la seguridad de documentos al evitar la pérdida o deterioro de los ejemplares en formato físico, además de ofrecer respaldo de los datos en la nube ante posibles incidentes que condicionen su disponibilidad, como ataques cibernéticos, desastres naturales, fallas en los equipos o robos.
Optimiza tu GDE a través del uso de soluciones digitales
Ya conoces la información más relevante de un gestor documental. Gracias a la automatización de procesos, la seguridad en los datos y el trabajo colaborativo, esta herramienta te permite elevar tus niveles de eficiencia y productividad.
En ESIGN podrás encontrar un amplio abanico de soluciones tecnológicas que potenciarán el funcionamiento de tu gestor documental y favorecerán la digitalización de tu empresa. Potencia la eficiencia de tu negocio con ESIGN.
