La gestión documental juega un rol clave en el buen funcionamiento de las empresas, ya que simplifica y agiliza el desarrollo de múltiples procesos. De igual modo, esta práctica también puede ser un elemento transformador para tu negocio en materia ecológica, pues promueve la reducción del uso de papel.
¿Cómo un enfoque digital en la gestión documental contribuye a la sostenibilidad empresarial?
Encuestas revelan que el 56% de las organizaciones en Chile declaran tener una política de sostenibilidad ya definida, dando cuenta del auge de la responsabilidad ambiental en el mundo empresarial ante los preocupantes eventos asociados al cambio climático.
De esta forma, se ha vuelto cada vez más necesario desarrollar procesos más sostenibles en las organizaciones. En este sentido, la gestión documental representa una de las prácticas empresariales que puede contribuir de mayor forma al cuidado del planeta.
A continuación, puedes conocer cómo un enfoque digital en la gestión documental impulsa el desarrollo de medidas amigables con el medioambiente:
1. Eliminación del papel
En primer lugar, la gestión digital de documentos por parte de una empresa permite reducir en gran medida el uso de papel, puesto que se limita la cantidad de documentos en formato físico.
Eliminar el uso de papel contribuye a proteger diversos recursos naturales del planeta, como agua, árboles, energía y minerales. Es importante considerar que, en la actualidad, la producción de una sola hoja de papel A4 demanda entre 2 y 13 litros de agua, dependiendo del fabricante.
2. Reducción huella de carbono
Se estima que un árbol puede llegar a absorber hasta 150 kg de CO2 al año, ayudando a mitigar la huella de carbono generada por la actividad humana. En ese sentido, reducir el uso de papel también aporta a mitigar el aumento de los índices de Gases de Efecto Invernadero (GEI) en la atmósfera.
Por otra parte, hay que considerar que una gestión digital de tus documentos, además de reducir la huella de carbono del papel, ahorra viajes y traslados a los colaboradores de tu empresa, eliminando así la contaminación asociada a los medios de transporte.
3. Impulso de estrategias de reciclaje
En la actualidad, existen empresas dedicadas al reciclaje de documentos digitales que, además de asegurar que los datos confidenciales queden definitivamente eliminados e inaccesibles, permiten reutilizar los documentos para otros fines dentro de la empresa.
Por otra parte, la eliminación del papel evita la necesidad de generar múltiples copias nuevas para cada documento y facilita que las mismas planillas sean utilizadas para distintos fines. Este modo de reciclaje digital aporta considerablemente a la sostenibilidad empresarial y permite ahorrar tiempo y esfuerzos productivos.
Impulsa tu responsabilidad ambiental mediante el uso de soluciones digitales
Como puedes ver, la gestión documental no solo permite una mayor agilidad en los flujos de trabajo y un menor gasto en papel, sino que también contribuye de gran manera a potenciar la sostenibilidad de las empresas, en un contexto en el que se hace urgente implementar medidas medioambientales para proteger el entorno.
Si quieres avanzar hacia la digitalización de tu negocio, ESIGN te ofrece una serie de soluciones tecnológicas aparte para la documentación electrónica y la ciberseguridad. Con ESIGN puedes digitalizar tus procesos y establecer una relación más amigable con el entorno. ¡Conoce nuestro gestor documental llamado ESignDOX ahora!
